Bab VIII Penulisan Direct Request. dan NEGOSIASI

A. Pengorganisasian Direct Request

—  Pengertian Direct Request

1.  Pembukaan

2.  Penjelasan Rinci

3.  Penutup

Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi ataupun pemberian goodwill.

B. Permintaan Informasi Rutin

Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.

Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini:

          1. apa yang ingin diketahui

          2. mengapa hal tersebut perlu diketahui

          3. mengapa hal ini dapat membantu

Dalam kaitannya dengan direct request, permintaan dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.

1. Permintaan di dalam Organisasi

Suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo.

Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.

Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan dengan supervisor, atau antara supervisor dengan karyawan.

2. Permintaan ke Luar Organisasi

Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:

          1. dimana Anda membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun)

          2. jelaskan apa yang Anda inginkan/maksud

          3. cantumkan alamat Anda yang jelas dan lengkap untuk balasan surat Anda tersebut.

C. Menulis Direct Request Untuk Pengaduan

Istilah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment letter) yang berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan.

Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini:

Ø 1. Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci

Ø 2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian.

Ø 3. Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional.

Ø 4. Permintaan tindakan khusus.

D. Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi

1. Surat Undangan

          Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu ide pokok (main idea), penjelasan rinci (explanations), dan penutup (close courtesy).

2. Surat Pesanan dan Reservasi

          Surat Pesanan mencakup tiga komponen penting, yaitu pernyataan rinci apa yang anda pesan, metode pengirimannya, dan cara pembayarannya.

NEGOSIASI

Apa itu negosiasi????

Negosiasi merupakan suatu proses komunikasi dimana dua pihak, masing-masing dengan tujuan dan sudut pandang mereka sendiri, berusaha untuk mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak tersebut mengenai masalah yang sama.

Apa alasan orang melakukan negosiasi???

Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak :

·       Persiapan yang cermat

·       Presentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak

·       Ketrampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka

·       Pendekatan yang logis (masuk akal)

·       Kemauan untuk membuat konsesi

Proses Bernegosiasi

TAHAP PERENCANAAN

Model Negosiasi Terpadu

Tahap perencanaan negosiasi membutuhkan 3 tugas utama

1.  Sasaran Negosiasi (negotiation objective)

Adalah apa hasil yang diharapkan dalam bernegosiasi

Penentuan sasaran atau target dalam bernegosiasi sangatlah penting sebagai arahan/petunjuk dalam bernegosiasi

     jenis sasaran dalam bernegosiasi yaitu :

    - Sasaran Ideal

          - Sasaran Dasar

Strategi negosiasi (negotiation strategy)

Merupakan cara/teknik untuk mencapai tujuan bernegosiasi

Strategi yang dapat digunakan dalam bernegosiasi di antaranya :

Strategi kooperatif

Stategi kompetitif

Strategi analitis

Proses Negosiasi

Merupakan suatu proses tawar-menawar yang diharapkan mampu menghasilkan suatu kesepakatan di kedua belah pihak yang saling menguntungkan

Menurut Casse dalam proses negosiasi ada 6 tahapan penting yang perlu diperhatikan, antara lain :

Persiapan

Kontak pertama

Konfrontasi

Konsiliasi / kompromi

Solusi

Pascanegosiasi / konsolidasi

Peran negosiator

Pemimpin (leader roles)

Faktual (factual roles)

Analitis (analytical roles)

Relasional (relational roles)

Intuitif (intuitive roles)

TAHAP IMPLEMENTASI

Taktik negosiasi

Taktik Cara Anda

Taktik Bekerja Sama

Taktik Tidak Bertindak Apa-Apa

Taktik Melangkah ke Tujuan Lain

TAHAP PENINJAUAN NEGOSIASI

Alasan mengapa Tahap Peninjauan Negosiasi perlu dilakukan :

Untuk memeriksa apakah Anda sudah mencapai tujuan Anda

Jika TIDAK, maka hal itu dapat menjadi pelajaran sekaligus pengalaman yang sangat berharga bagi seorang negosiator

Jika YA, maka pastikan apa yang sudah Anda lakukan dengan baik dan bangunlah kesuksesan Anda

C. Keterampilan Bernegosiasi

Persiapan

Memulai Negosiasi

Strategi dan Teknik

Kompromi

Menghindari Kesalahan Teknis

     kunci dasar bernegosiasi.

Persiapan Yang baik

          Identifikasi pada masa persiapan agar bisa     memenangkan negosiasi.

Berlatih

     Kunci percaya diri. Hal ini dapat menjadi pintu pembuka besar atau kecil     masalah dan kesulitan yang       akan muncul. Menggambarkan posisi Anda

          Tujuannya adalah agar memberikan kesempatan pada lawan untuk           berbicara tentang berbagai hal yang  berkaitan dengan           apa,bagaimana,kapan  dimana,mengapa negosisasi perlu dilakukan.

Membuat usulan/proposal

Penawaran Persetujuan

          Sasaran dari setiap negosisasi adalah mencapai kesepakatan. Negosiasi yang baik harus mampu menghasilkan keputusan yang baik dan menguntungkan  bagi kedua belah pihak

D. Tipe Negosiator

Negosiator Curang

Negosiator profesional

Negosiator Bodoh

Negosiator Naif