Bab VIII Penulisan Direct Request. dan NEGOSIASI

A. Pengorganisasian Direct Request

—  Pengertian Direct Request

1.  Pembukaan

2.  Penjelasan Rinci

3.  Penutup

Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi ataupun pemberian goodwill.

B. Permintaan Informasi Rutin

Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.

Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini:

          1. apa yang ingin diketahui

          2. mengapa hal tersebut perlu diketahui

          3. mengapa hal ini dapat membantu

Dalam kaitannya dengan direct request, permintaan dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.

1. Permintaan di dalam Organisasi

Suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo.

Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.

Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan dengan supervisor, atau antara supervisor dengan karyawan.

2. Permintaan ke Luar Organisasi

Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:

          1. dimana Anda membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun)

          2. jelaskan apa yang Anda inginkan/maksud

          3. cantumkan alamat Anda yang jelas dan lengkap untuk balasan surat Anda tersebut.

C. Menulis Direct Request Untuk Pengaduan

Istilah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment letter) yang berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan.

Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini:

Ø 1. Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci

Ø 2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian.

Ø 3. Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional.

Ø 4. Permintaan tindakan khusus.

D. Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi

1. Surat Undangan

          Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu ide pokok (main idea), penjelasan rinci (explanations), dan penutup (close courtesy).

2. Surat Pesanan dan Reservasi

          Surat Pesanan mencakup tiga komponen penting, yaitu pernyataan rinci apa yang anda pesan, metode pengirimannya, dan cara pembayarannya.

NEGOSIASI

Apa itu negosiasi????

Negosiasi merupakan suatu proses komunikasi dimana dua pihak, masing-masing dengan tujuan dan sudut pandang mereka sendiri, berusaha untuk mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak tersebut mengenai masalah yang sama.

Apa alasan orang melakukan negosiasi???

Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak :

·       Persiapan yang cermat

·       Presentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak

·       Ketrampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka

·       Pendekatan yang logis (masuk akal)

·       Kemauan untuk membuat konsesi

Proses Bernegosiasi

TAHAP PERENCANAAN

Model Negosiasi Terpadu

Tahap perencanaan negosiasi membutuhkan 3 tugas utama

1.  Sasaran Negosiasi (negotiation objective)

Adalah apa hasil yang diharapkan dalam bernegosiasi

Penentuan sasaran atau target dalam bernegosiasi sangatlah penting sebagai arahan/petunjuk dalam bernegosiasi

     jenis sasaran dalam bernegosiasi yaitu :

    - Sasaran Ideal

          - Sasaran Dasar

Strategi negosiasi (negotiation strategy)

Merupakan cara/teknik untuk mencapai tujuan bernegosiasi

Strategi yang dapat digunakan dalam bernegosiasi di antaranya :

Strategi kooperatif

Stategi kompetitif

Strategi analitis

Proses Negosiasi

Merupakan suatu proses tawar-menawar yang diharapkan mampu menghasilkan suatu kesepakatan di kedua belah pihak yang saling menguntungkan

Menurut Casse dalam proses negosiasi ada 6 tahapan penting yang perlu diperhatikan, antara lain :

Persiapan

Kontak pertama

Konfrontasi

Konsiliasi / kompromi

Solusi

Pascanegosiasi / konsolidasi

Peran negosiator

Pemimpin (leader roles)

Faktual (factual roles)

Analitis (analytical roles)

Relasional (relational roles)

Intuitif (intuitive roles)

TAHAP IMPLEMENTASI

Taktik negosiasi

Taktik Cara Anda

Taktik Bekerja Sama

Taktik Tidak Bertindak Apa-Apa

Taktik Melangkah ke Tujuan Lain

TAHAP PENINJAUAN NEGOSIASI

Alasan mengapa Tahap Peninjauan Negosiasi perlu dilakukan :

Untuk memeriksa apakah Anda sudah mencapai tujuan Anda

Jika TIDAK, maka hal itu dapat menjadi pelajaran sekaligus pengalaman yang sangat berharga bagi seorang negosiator

Jika YA, maka pastikan apa yang sudah Anda lakukan dengan baik dan bangunlah kesuksesan Anda

C. Keterampilan Bernegosiasi

Persiapan

Memulai Negosiasi

Strategi dan Teknik

Kompromi

Menghindari Kesalahan Teknis

     kunci dasar bernegosiasi.

Persiapan Yang baik

          Identifikasi pada masa persiapan agar bisa     memenangkan negosiasi.

Berlatih

     Kunci percaya diri. Hal ini dapat menjadi pintu pembuka besar atau kecil     masalah dan kesulitan yang       akan muncul. Menggambarkan posisi Anda

          Tujuannya adalah agar memberikan kesempatan pada lawan untuk           berbicara tentang berbagai hal yang  berkaitan dengan           apa,bagaimana,kapan  dimana,mengapa negosisasi perlu dilakukan.

Membuat usulan/proposal

Penawaran Persetujuan

          Sasaran dari setiap negosisasi adalah mencapai kesepakatan. Negosiasi yang baik harus mampu menghasilkan keputusan yang baik dan menguntungkan  bagi kedua belah pihak

D. Tipe Negosiator

Negosiator Curang

Negosiator profesional

Negosiator Bodoh

Negosiator Naif

BAB 7 Revisi Pesan-pesan Bisnis

A. Keterampilan Merevisi

Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan –pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya , gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.

•Pesan – Pesan bisnis mencakup:

•1. Pesan – Pesan Bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan – pesan bisnis dalam bentuk tertulis di mulai dari;

a.Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan.

Untuk membantu memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal – hal apa saja yang perlu di perbaiki atau di sempurnakan, berikut ini terdapat beberapa pertanyaan penting yang perlu di perhatikan, antara lain:

•Apakah anda telah memasukan poin – poin dengan urutan yang logis?

•Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal – hal yang bersifat umum dengan hal – hal yang khusus?

•Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?

•Apakah anda telah memberikan fakta – fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang ( cross check ) terhadap fakta – fakta yang ada?

•Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru?

 

b. Mengedit Mekanik / Teknis Penulisan

Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian , dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:

•Susunan kalimat yang di gunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada , sehingga mudah di pahami dengan baik.

•Penggunaan kapitalisasi secara tepat ( perhatikan kata – kata yang harus di tulis dengan huruf kapital)

•Penulisan tanda baca secara benar ( perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya , dan tanda seru).

•Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat di pahami dengan mudah.

•Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yang telah disampaikan. 

 

c. Mengedit Format dan Layout

Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Disamping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh di abaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang di gunakan berkualitas baik, audiens Anda akan senang membacanya.

•2. Pesan – Pesan Bisnis Lisan

Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang di sampaikan secara tertulis, pesan – pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat di pahami audiens dengan baik.

Oleh karena itu, meskipun penyampaian pesan – pesan bisnis yang di lakukan secara lisan, tetap perlu di lakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:

•a. Substansi pesan

Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan – pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan di sampaikan pada audiens.

•Apakah substansi (inti) pesan yang ingin di sampaikan telah tercantum di dalamnya?

•Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?

•b. Pengorganisasian Pesan

Pengorganisasian pesan – pesan bisnis yang akan di sampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting yaitu;

•Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

•Penyampaian substansi pesan ( misalnya, pengantar pesan di lanjutkan dengan substansi pesan).

•Penutup ( misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

•c. Gaya Bahasa

Pada umumnya, penulisan pesan – pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi.

Gaya bahasa yang di gunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak menonton. Disamping itu, melalui penyajian secara lisan penerimaan pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan – pesan secara langsung, pesan – pesan non verbal yang di dukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel, dalam format animasi yang dinamis.

B. PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Pemilihan kata adalah penggunaan kata – kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang di sampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat di mengerti, anda harus dapat memilih kata – kata dengan sebaik – baiknya. Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu beberapa hal berikut:

1. Pilihlah kata yang sudah familier/ dikenal

Dalam menyampaikan sesuatu harus menggunakan bahasa yang mudah, agar mudah di mengerti oleh audiens.

2. Pilihlah kata-kata yang singkat

Agar pesan-pesan bisnis lebih efisien, juga mudah dipahami audiens, tetapi harus tetap memperhatikan kaidah yang benar & baik.

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Agar tidak terjadi salah tafsir. Akibatnya tidak tercapainya tujuan dari pesan_pesan tersebut

C. MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat & baik.

1. Secara umum, ada tiga jenis kalimat yaitu:

A. Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat.

B. Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.

C. Kalimat Kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2. Cara Mengembangkan Paragraf

Ada 2 pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru di diikuti dengan alasan-alasannya.  Cara-cara mengembangkan paragraf:

a. Ilustrasi

b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)

c. Pembahasan Sebab-Akibat

d. Klasifikasi

e. Pembahasan Pemecahan Masalah

a.Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b. Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c. Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d. Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e. Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas